Synchronisatieproblemen tussen Outlook en BlackBerry voorkomen

Handleiding | 22-12-2022

Outlook-mails

Je Outlook-mailbox bestaat uit verschillende hoofdmappen zoals ‘Postvak IN’, ‘Verzonden items’ en ‘Verwijderde items’. Om Outlook altijd goed te laten synchroniseren met BlackBerry is het belangrijk dat deze hoofdmappen nooit meer dan 5000 items bevatten.
Heb je een submap aangemaakt onder een hoofdmap? Dan kunnen er alleen synchronisatieproblemen optreden als de submap groter is dan 5000 items en je deze in BlackBerry opent.

Controleren van aantal items in een map in Outlook (op de desktop)

1. Klik op de 3 puntjes linksonder in Outlook.
2. Klik op ‘Mappen’.
3. Klik met de rechtermuisknop op de map waarvan je het totale aantal items wilt zien.
4. Klik op ‘Eigenschappen’.
5. Selecteer ‘Totaal aantal items weergeven’ (later kun je dit weer terugzetten naar ‘Aantal ongelezen items weergeven’).
6. Klik op ‘OK’.
7. Achter de mapnaam zie je nu tussen [ ] het totaal aantal items staan.
8. Als het ‘Postvak In’ meer dan 5000 items bevat kun je kijken of je mails kunt verwijderen. Je kunt ook een aparte map aanmaken waarin je de mail(s) plaatst die je wilt bewaren.
9. Heb je de mappen opgeschoond? Zet dan de instelling voor het totaal aantal items weer terug naar het aantal ongelezen items. Klik met de rechtermuisknop op de map en selecteer via ‘Eigenschappen’ de optie ‘Aantal ongelezen items weergeven’.

Sta je nog in de modus ‘Mappen’? Ga dan terug naar de normale lay-out door linksonder op de envelop te klikken.

Opschonen van berichten

1. Verwijder berichten die je niet wilt bewaren. Leeg ook regelmatig de hoofdmap ‘Verwijderde items’.
2. Archiveer regelmatig berichten die je wel wilt bewaren. Dit kun je op de volgende manieren doen:
   • Sleep een bericht uit je mailbox (shift + slepen) naar de map waarin je het bericht wilt opslaan in je Verkenner.
   • Archiveer het bericht door er met je rechtermuisknop te klikken en ‘Archiveren’ te selecteren. Heb je nog geen archief?  Dan kun je deze direct via deze handeling aanmaken. Volgende berichten die je archiveert worden automatisch in deze map opgeslagen.
   • Creëer een eigen archief met submappen. Klik hiervoor met je rechtermuisknop op je mailadres (boven ‘Postvak In’) en klik op ‘Nieuwe Map’. Je kunt de map nu een naam geven. Noem deze map bijvoorbeeld ‘Archief [jaartal]. Onder deze map kun je submappen aanmaken zoals bijvoorbeeld ‘Agenda’ of ‘Postvak’. Je archiveert berichten door deze naar de juiste map te slepen of via rechtermuisknop ‘verplaatsen’ aan te klikken en de juiste map te selecteren.

Outlook-agenda

In je agenda in Outlook kunnen ongemerkt veel afspraken staan. Heb je meer dan 2000 afspraken? Dan kun je al last hebben van synchronisatieproblemen. Kijk daarom regelmatig of je oude afspraken kunt verwijderen. Ook terugkerende afspraken kunnen ervoor zorgen dat de synchronisatie tussen Outlook en BlackBerry niet altijd goed verloopt. Plan daarom nooit langer dan een half jaar vooruit.

Controleren van aantal afspraken in de Agenda in Outlook (op de desktop)

Zet de Agenda op Lijst weergave:

1. Ga in Outlook naar de Agenda.
2. Klik in de menubalk op Beeld.
3. Klik in de balk eronder op Weergave wijzigen.
4. Klik op Lijst.
5. Klik met de rechtermuisknop op TYPE TERUGKEERPATROON en kies Groeperen op dit veld.

Opschonen van de agenda-items

1. Ruim de oude afspraken op (archiveren of verwijderen) wanneer het geen terugkeerpatroon heeft.
2. Maak terugkerende afspraken opnieuw aan wanneer deze ouder zijn dan 6 maanden. Let op: Verplaats geen actieve, terugkerende afspraken!
   • Plan terugkerende afspraken maximaal 6 maanden en zeker niet langer dan 1 jaar vooruit.
   • Terugkerende afspraken die langer dan 1 jaar geleden zijn ingepland moeten gesloten en gearchiveerd worden, om vervolgens opnieuw te worden aangemaakt.
3. Alles opgeruimd? Zet de agenda weer terug in de normale modus via ‘Beeld’ en  ‘Weergave wijzigen’. Selecteer ‘Agenda’.