Middelen om samen te werken

Videovergaderen

Webex is – volgens de richtlijnen van de meeste ministeries – het middel om te vergaderen, gevolgd door Skype voor Bedrijven. Het gebruik van andere videobelapplicaties raden we af, omdat deze soms chatberichten uit een videogesprek opslaan in het gebruikte apparaat. Webex kun je gebruiken voor werkinhoudelijke afspraken, maar is nog niet geschikt voor vertrouwelijke informatie. Skype voor Bedrijven kun je gebruiken voor vertrouwelijke gesprekken binnen je eigen organisatie (BZK, KNO, Fin, IND, JenV, SZW, VWS en IenW) en met collega’s van andere ministeries (BZK, KNO, Fin, SZW, VWS en IenW).

Tip: Ontvang je een uitnodiging voor een videobel-applicatie waar je niet mee werkt van iemand die buiten de overheid werkt? Verstuur dan zelf een Webex uitnodiging. Gaat het om vertrouwelijke gesprekken? Dan is alleen de telefoon geschikt.

Berichtenapps

In het Rijksbrede beleid voor de omgang met berichtenapps wordt het ontraden om berichtenapps voor werkgerelateerde zaken te gebruiken. Wees terughoudend met het delen van vertrouwelijk informatie en blijf alert op wat je deelt en met wie. Er liggen altijd risico's door digitaal thuiswerken op de loer. De informatie: 

• kan op andere plekken terechtkomen dan van tevoren bedacht (bijvoorbeeld oud-collega’s die nog in een appgroep zitten);
• kan mogelijk bekeken worden door commerciële partijen;
• staat op een externe (internationale) locatie opgeslagen;
• kan worden overgenomen voor het plegen van fraude. Ook wel bekend als WhatsApp-fraude.

Let op: Het kan zijn dat voor jouw organisatie afwijkende richtlijnen gelden. Wend je bij twijfel tot de security-afdeling van je eigen ministerie.

Let op: Spear phishing-campagne actief

Hackers zijn inventief en proberen steeds op andere manieren aan jouw gegevens te komen. Op dit moment doen personen zich voor als rijksambtenaren en proberen via gerichte e-mails of SMS met link, je op een link te laten klikken waar jouw gegevens kunnen worden overgenomen. Het zogenaamde Spear phishing. Meer hierover lees je op   Wat te doen bij phishing.

Vertrouwelijke informatie delen

Voor de volledigheid een aantal manieren om veilig vertrouwelijke informatie te delen:

• via Skype voor Bedrijven binnen de zakelijke werkomgeving (chat of online samenwerken);
• via e-mail (binnen de overheid);
• via een Samenwerkruimte (ook mogelijk met personen buiten de overheid).

Voor het delen van persoonsgegevens gelden regels vanuit de privacywetgeving (AVG) en is Securetransfer nodig. 
 
Meer informatie over tele- en videovergaderen lees je op: Rijksbrede richtlijnen werkgevers sector Rijk i.v.m. het coronavirus (COVID-19) op pagina 25 onder Handreiking tele- en videovergaderen.

Onderzoek Algemene Rekenkamer

Op 2 november 2020 publiceerde de Algemene Rekenkamer het onderzoek Focus op digitaal thuiswerken. Dit onderzoek vond plaats onder rijksambtenaren. 

Arno Visser, President van de Algemene Rekenkamer geeft aan dat veel rijksambtenaren niet op de hoogte zijn van de werkafspraken voor het gebruik van middelen om samen te werken. Informeer bij jouw Security-afdeling wat de richtlijnen zijn voor jouw ministerie.

Bekijk hieronder het interview met Arno Visser.